Descubre las 10 ventajas del Office 365 para tu empresa

Descubre las 10 ventajas del Office 365 para tu empresa

La suite ofimática Microsoft Office lleva ya mucho tiempo entre nosotros. La mayoría de los usuarios, la usa o la ha usado en algún momento en su ordenador. Con el paso del tiempo ha evolucionado y se ha ido adaptando a las nuevas tecnologías y a las necesidades de los consumidores. Por eso, Microsoft creó la versión Office 365.

Qué es Office 365

Es una solución de software como servicio, una herramienta que permite crear y compartir documentos básicos de Office como Word, Excel o PowerPoint, así como acceder al correo electrónico, entre otras funcionalidades.

Con Office 365 puedes acceder a todos los programas en tiempo real, con el cliente instalado en tu ordenador o con la versión Web de office, sin necesidad de tener ningún software instalado en local.

Las principales aplicaciones que ofrece la suite de Office 365 son las siguientes:

  • Excel
  • Word
  • PowerPoint
  • Access
  • Outlook
  • Exchange
  • Online
  • SharePoint
  • OneDrive
  • Teams
  • Yammer.

 

Descubre las ventajas que puede ofrecer a tu empresa

1. Escalabilidad

Office 365 te brinda flexibilidad para escalar tu negocio rápidamente, ya que la herramienta puede crecer al mismo ritmo que las necesidades de tu empresa. La misma suite ofimática otorga a las empresas la capacidad de mezclar, y combinar, aplicaciones para crear una solución personalizada para cada usuario o departamento.Además, gracias a la escalabilidad, los trabajadores de la empresa pueden continuar trabajando con las mismas herramientas a medida que crece la empresa, sin cambiar a un nuevo sistema o adaptarse a nuevos mecanismos.

2. Trabaja desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar

Uno de los principales beneficios de Office 365 es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga conectividad a Internet.

Debido a que está completamente implementado en la nube, se puede acceder a correo electrónico, archivos y a todos los programas de Office desde cualquier ubicación o dispositivo con acceso a internet. De esta forma, el trabajador podrá crear, editar y compartir su trabajo desde su PC, Mac o su dispositivo iOS, Android o Windows con cualquier persona en tiempo real.
Esta utilidad es particularmente beneficiosa para empresas con múltiples ubicaciones, empleados remotos o trabajadores que viajan con frecuencia.

3. Facilita la colaboración entre empleados

¿Tu empresa tiene equipos que trabajan juntos en tareas, documentos o presentaciones? Entonces, seguramente, encontrarás las características de colaboración de Office 365 súper beneficiosas, principalmente con Teams y SharePoint.

Con el control de versiones, los trabajadores pueden trabajar al mismo tiempo con el mismo documento, en lugar de tener múltiples copias independientes. El sistema se encargará de combinar los cambios realizados por varios usuarios en un mismo documento final.  El control de versiones también te permite volver a una versión anterior de un documento.

Además, con las videoconferencias, los calendarios compartidos y el chat que ofrece la propia herramienta, los miembros del equipo siempre estarán sincronizados y se podrán comunicar desde la plataforma en todo momento.

4. Actualizaciones automáticas

Office 365, al ser una herramienta SaaS (Service as a Software), siempre estará actualizado, por lo que tendrá acceso a las últimas versiones sin cargo adicional. Atrás quedaron los tiempos de actualizaciones de software o parches. Microsoft agrega continuamente nuevas características y capacidades, y tú tendrás acceso a ellas tan pronto como se actualicen.

Los problemas de compatibilidad también desaparecen con la nueva suite ofimática, ya que todos los usuarios utilizarán la misma versión.

5. Reduce el gasto de capital

Office 365 es un servicio basado en suscripción mensual o anual por cada usuario.

De esta forma, la compañía eliminará los grandes gastos iniciales que implica la compra de un nuevo software, ya que básicamente estarás alquilando en vez de comprando.

Los planes mensuales son muy útiles desde la perspectiva del flujo de efectivo. Office 365 te da la libertad de activar y desactivar las licencias mensualmente en función de las necesidades de cada momento.

6. Elimina el hardware y reduce los costes de energía

Debido a que Office se ejecuta en la nube, no necesita servidores OnPremise para su sitio web, correos electrónicos o almacenamiento de documentos. Los ahorros en costes son sustanciales, ya que al eliminar los servidores físicos OnPremise se reducen los gastos en energía y la necesidad de espacio de oficina para almacenar el hardware del servidor.

7. Instalación en hasta 5 dispositivos por usuario

Hoy en día es muy habitual que un mismo usuario trabaje con varios dispositivos: ordenador de la oficina, ordenador de casa, portátil, Tablet, smartphone….

Office 365 te permite instalar una licencia de usuario en cinco dispositivos diferentes, siempre ligados a la misma cuenta de usuario.

8. Mezclar y combinar planes

Office 365 ofrece varios planes de negocios, cada uno con diferentes características y programas. Cada empleado tiene diferentes requerimientos, por lo que tener la capacidad de mezclar y combinar su plan significa que no pagarás más de lo que necesitas.

Cambiar entre planes es sencillo, por lo que, si tus empleados necesitan aumentar o reducir sus aplicaciones de Office 365, se puede realizar de forma fácil desde el panel de control del portal de Office 365.

 

Funciones de seguridad avanzadas

Una creencia errónea acerca del Cloud es que este no es seguro. Sin embargo, no es necesariamente más o menos seguro que una versión de escritorio. Todo depende de cómo lo utilice la empresa y, sobre todo, de las medidas de seguridad que se lleven a cabo.

Office 365 tiene muchas características de seguridad integradas para mantener seguros los datos de su empresa. Algunas de las más relevantes son:

  • Cifrado de mensajes:esta función permite enviar correos electrónicos cifrados, evitando que cualquier persona que no sea el destinatario lea el contenido de su correo electrónico.

 

  • Advanced Threat Analytics: ATA utiliza análisis y aprendizaje automático para detectar y alertar sobre actividades sospechosas de inmediato. Además, tiene inteligencia integrada para aprender, analizar e identificar usuarios o dispositivos normales y sospechosos, manteniéndolo actualizado en tiempo real.

 

Como parte de esta función, los correos electrónicos se analizan en busca de enlaces maliciosos y archivos adjuntos cuando llegan a su red y si detecta algo dudoso, detendrá la entrada del archivo adjunto malicioso. El destinatario recibirá un mensaje informativo advirtiendo que se ha detectado un malware en un determinado correo y que el correo original ha sido eliminado o enviado a cuarentena.

 

  • Gestión de dispositivos móviles: esta característica ayuda a proteger y administrar Office en los dispositivos móviles de los empleados para proteger la información privada de empresa privada. Puede crear y administrar políticas de seguridad del dispositivo, borrar un dispositivo de forma remota y ver informes detallados.

 

  • Data Loss Prevention: esta funcionalidad se encarga de monitorizar los correos electrónicos y de evitar que la información confidencial salga de la empresa. Cuando está habilitado, tanto los correos electrónicos de entrada como de salida de una organización, se escanean en busca de información como tarjetas de crédito, pasaportes o números de seguridad social.

 

Aunque Microsoft ha implementado la configuración predeterminada, aún tiene la capacidad de decidir qué hacer con un mensaje, una vez que un correo electrónico se considera no conforme con sus políticas de prevención de pérdida de datos como, por ejemplo, no enviar un mensaje. En ese caso, se enviaría una advertencia al empleado, en la cual se comunicará que el correo electrónico puede tener contenido confidencial.

 

 

Capacidades mejoradas de correo electrónico

Los usuarios de Office 365 tienen acceso a las últimas funciones en Outlook, que tiene una amplia gama de impresionantes capacidades de correo electrónico como, por ejemplo:

  • Boomerang:si utilizas la bandeja de entrada como una lista de tareas, la función Boomerang será de gran ayuda ya que actuará como un botón de repetición del correo electrónico, es decir, se encarga de mover los mensajes a una carpeta de almacenamiento y los devolverá a la bandeja de entrada cuando más los necesites. Boomerang también tiene notificaciones de respuesta del destinatario y funciones de programación mejoradas a través de su calendario de Outlook.

 

  • Bandeja de entrada enfocada y desorden:la función ‘bandeja de entrada enfocada’ coloca automáticamente lo que determina que son los correos electrónicos más relevantes en una carpeta y el resto en otra. También tiene la opción “desorden”, que ordena automáticamente la bandeja de entrada según las preferencias del usuario.

 

Como hemos podido comprobar a lo largo del post, Office 365 ofrece diversas ventajas para las empresas, tanto si necesitan aumentar sus capacidades de colaboración, como mejorar la productividad o garantizar que los datos de la compañía permanezcan seguros.

 

En Acción Informática somos Microsoft Partners, es decir, nuestro personal ha recibido formación específica y será capaz de recomendarte la mejor solución para ti o para tu negocio. Además, como empresa informática, tenemos contacto directo con el servicio técnico oficial.

 

Como proveedores de servicios profesionales informáticos, estamos capacitados para brindarte soluciones eficientes y acertadas en todo momento. Si estás interesado en contactar la nueva versión Office 365, no dudes en contactar con nosotros. ¡Estaremos encantados de atenderte!

 

 

 

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