Descubre las 10 ventajas del Office 365 para tu empresa

Descubre las 10 ventajas del Office 365 para tu empresa

Tanto si usamos el ordenador para trabajar, como para estudiar, seguramente tengas una suite ofimática instalada.

La suite ofimática más conocida y práctica es Office. Sus programas, Word, Excel y Powerpoint, entre otros, son programas imprescindibles para el día a día de los usuarios.

Es más, la suite ofimática Microsoft Office lleva ya mucho tiempo entre nosotros, y la mayoría de los usuarios la usa o la ha usado en algún momento en su ordenador.

Con el paso del tiempo ha evolucionado y se ha ido adaptando a las nuevas tecnologías y a las necesidades de los consumidores. Por eso, Microsoft creó la versión Office 365.

¿Qué es Office 365?

Office 365 es una suite ofimática desarrollada por Microsoft y compatible con Windows y MacOS.

Se trata de un conjunto integrado de aplicaciones y servicios, entre las cuales podemos encontrar programas como Word, Excel o Powerpoint, que los conoce prácticamente todo el mundo, y SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft Forms, entre otros.

El conjunto de estas herramientas nos permite maximizar nuestra productividad y de toda la empresa, ya que todo Office 365 está interconectado.

La apuesta de Microsoft es claramente el trabajo colaborativo en la nube, y esto nos trae muchas ventajas respecto a los antiguos paquetes de Office.

Hay que mencionar, antes de nada, que la suite ofimática ya no se llama Office 365, ahora es conocida como Microsoft 365, pero dispone de los mismos programas que antes, e incluso alguno adicional más.

A continuación, aprovechamos para enumerarte los principales programas que ofrece Microsoft 365: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive, Microsoft Teams, Skype, Exchange, SharePoint, Access, Publisher.

Es importante destacar que Office 365 no es gratuito y mantiene diversos planes de suscripción para acceder a todo el software.

Dependiendo de la suscripción que elijamos tendremos derecho a utilizar todos los programas durante un año.

Dispones de Office 365 para el hogar y de paquetes Office 365 para empresas, por lo tanto, las licencias de office para empresas y su precio serán diferentes.

En este post, te explicamos las ventajas y funcionalidades que ofrece Office 365 para empresas.

Descubre las ventajas que puede ofrecer a tu empresa

Con Office 365 para empresas, se pueden conectar a los empleados con las personas, información y el contenido que necesitan para realizar su trabajo desde cualquier dispositivo.

1. Escalabilidad

Una de las principales ventajas de Office 365 para empresas, es que, gracias a la nube de Microsoft, cuando el trabajador almacena archivos en SharePoint o OneDrive, podrá acceder a ellos desde cualquier sitio donde tenga Internet simplemente con hacer login en su usuario de Microsoft 365.

De esta forma, el trabajador podrá crear, editar y compartir su trabajo desde su PC, Mac o su dispositivo iOS, Android o Windows con cualquier persona en tiempo real.

Esta utilidad es particularmente beneficiosa para empresas con múltiples ubicaciones, empleados remotos o trabajadores que viajan con frecuencia.

2. Trabaja desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar

Olvídate de ir enviando versiones del mismo archivo, si este está alojado en la nube, los trabajadores podrán estar trabajando en el mismo archivo al mismo tiempo que otros compañeros que tengan acceso, en tiempo real. De esta manera solamente tendremos 1 versión actualizada de nuestros archivos.

El sistema se encargará de combinar los cambios realizados por varios usuarios en un mismo documento final. Además, el control de versiones te permite volver a una versión anterior de un documento.

Con las videoconferencias, los calendarios compartidos y el chat que ofrece la propia herramienta, los miembros del equipo siempre estarán sincronizados y se podrán comunicar desde la plataforma en todo momento.

3. Actualizaciones automáticas

Ya no habrá que pagar por la versión concreta de Office, sino que, con la suscripción a Microsoft 365, siempre se tendrá acceso a las últimas actualizaciones de todas las herramientas de Office de forma gratuita.

Atrás quedaron los tiempos de actualizaciones de software o parches. Microsoft agrega continuamente nuevas características y capacidades, y los trabajadores tendrán acceso a ellas tan pronto como se actualicen.

Los problemas de compatibilidad también desaparecen con la nueva suite ofimática, ya que todos los usuarios utilizarán la misma versión.

4. Reduce el gasto de capital

Como ya hemos mencionado, Office 365 es un servicio basado en suscripción mensual o anual por cada usuario.

De esta forma, la compañía eliminará los grandes gastos iniciales que implica la compra de un nuevo software, ya que básicamente estarás alquilando en vez de comprando.

Los planes mensuales son muy útiles desde la perspectiva del flujo de efectivo. Office 365 te da la libertad de activar y desactivar las licencias mensualmente en función de las necesidades de cada momento.

5. Elimina el hardware y reduce los costes de energía

Debido a que Office se ejecuta en la nube, no necesita servidores OnPremise para su sitio web, correos electrónicos o almacenamiento de documentos.

Los ahorros en costes son sustanciales, ya que al eliminar los servidores físicos OnPremise se reducen los gastos en energía y la necesidad de espacio de oficina para almacenar el hardware del servidor.

6. Instalación en hasta 5 dispositivos por usuario

Hoy en día es muy habitual que un mismo usuario trabaje con varios dispositivos: ordenador de la oficina, ordenador de casa, portátil, Tablet, y Smartphone.

Por eso, las licencias de office para empresas permiten instalar una licencia de usuario en cinco dispositivos diferentes, siempre ligados a la misma cuenta de usuario.

7. Mezclar y combinar planes

Office 365 ofrece varios planes de negocios, cada uno con diferentes características y programas. Cada empleado tiene diferentes requerimientos, por lo que tener la capacidad de mezclar y combinar su plan significa que no pagarás más de lo que necesitas.

Cambiar entre planes es sencillo, por lo que, si tus empleados necesitan aumentar o reducir sus aplicaciones de Office 365, se puede realizar de forma fácil desde el panel de control del portal de Office 365.

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