Elegir una empresa de informática no debería reducirse a buscar quién responde más rápido cuando un ordenador deja de funcionar. Para una empresa, la tecnología afecta directamente a la productividad de los empleados, la seguridad de la información, la continuidad del negocio y la capacidad de crecer sin que la infraestructura se convierta en un obstáculo.
Por lo que el verdadero reto aparece cuando los sistemas empiezan a acumular complejidad: equipos que necesitan mantenimiento, redes que deben garantizar un buen rendimiento, aplicaciones en la nube, Microsoft 365, copias de seguridad, accesos de usuarios, dispositivos móviles y, cada vez más, amenazas de ciberseguridad.
Por eso, antes de contratar una empresa de informática para empresas, conviene hacerse una pregunta diferente a «¿cuánto cuesta el servicio?». La diferencia es importante: Un proveedor que únicamente actúa cuando aparece una incidencia tiene un papel reactivo. En cambio, un verdadero partner tecnológico analiza la infraestructura, identifica riesgos, planifica mejoras, protege los sistemas y adapta la tecnología a las necesidades del negocio.
En esta guía te explicamos qué debes analizar antes de elegir una empresa de informática, cómo comparar propuestas de distintos proveedores y qué servicios deberías exigir para asegurarte de que tu inversión tecnológica aporta valor a la empresa. ¡Toma nota!
¿Qué hace una empresa de informática para empresas?
Una empresa de informática especializada en el entorno empresarial proporciona los conocimientos, herramientas y recursos necesarios para diseñar, mantener, proteger y evolucionar la infraestructura tecnológica de una organización.
Aunque tradicionalmente estos servicios se asociaban principalmente con la reparación de ordenadores o la resolución de incidencias, las necesidades actuales son mucho más amplias, pudiendo requerir, por ejemplo:
- Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.
- Soporte informático remoto y presencial.
- Administración de servidores.
- Gestión y mantenimiento de redes.
- Configuración de sistemas WiFi corporativos.
- Servicios cloud.
- Microsoft 365 y Azure.
- Gestión de copias de seguridad.
- Ciberseguridad y protección de dispositivos.
- Firewalls y sistemas de protección perimetral.
- Monitorización de sistemas.
- Virtualización.
- Consultoría tecnológica.
- Outsourcing o externalización del departamento IT.
- Planes de continuidad y recuperación ante desastres.
Por tanto, la diferencia entre un proveedor informático convencional y un verdadero partner tecnológico está, en gran medida, en su capacidad para ofrecer una visión global de la infraestructura IT.
En Acción Informática, esta visión integral forma parte de nuestra propuesta de valor: ayudar a las empresas a diseñar, implantar y mantener la infraestructura tecnológica sobre la que se apoya su actividad.
7 criterios para elegir la mejor empresa de informática
Como es de esperar, no todas las empresas informáticas ofrecen el mismo nivel de servicio ni tienen la misma especialización. Antes de contratar, es recomendable analizar al proveedor desde una perspectiva global.
1. Experiencia y conocimiento del entorno empresarial
El primer criterio que debería valorar una empresa es la experiencia del proveedor, ya que estarás de acuerdo con nosotros que no es lo mismo ofrecer asistencia informática a usuarios particulares que gestionar la infraestructura tecnológica de una organización donde una interrupción puede afectar a decenas de empleados, clientes y procesos internos.
En este sentido, conviene comprobar años de experiencia, tipología de clientes, sectores en los que trabaja, certificaciones y especializaciones, tecnologías con las que trabaja, capacidad para gestionar proyectos complejos, y experiencia con infraestructuras similares a la de nuestra empresa.
2. Una empresa de informática debe ofrecer un servicio preventivo, no solo reactivo
En segundo lugar, otro de los errores más habituales consiste en contratar una empresa de informática únicamente cuando surge un problema. Y, es importante saber que, esperar a que falle un servidor, un ordenador o una aplicación para actuar puede resultar mucho más costoso que prevenir la incidencia.
Una empresa de mantenimiento informático debe trabajar también desde la prevención mediante:
- Revisiones periódicas.
- Actualizaciones y aplicación de parches.
- Monitorización.
- Revisión del estado de los equipos.
- Supervisión de servidores.
- Comprobación de copias de seguridad.
- Análisis de capacidad.
- Detección de vulnerabilidades.
- Recomendaciones de mejora.
El objetivo no debería ser simplemente solucionar problemas, sino reducir la probabilidad de que aparezcan y minimizar su impacto cuando ocurran.
3. Comprueba qué incluye realmente el soporte informático
El soporte informático es uno de los servicios más importantes para cualquier organización, pero no todos los contratos ofrecen el mismo nivel de cobertura. Antes de contratar una empresa de soporte informático, conviene saber exactamente qué está incluido.
Para ello, algunas preguntas importantes son si existe soporte remoto, si se ofrece asistencia presencial, el horario de atención, los tiempos de respuesta…En cualquier caso, la respuesta a estas preguntas debería quedar reflejada en un contrato o en unos SLA claros.
4. La seguridad informática debe formar parte de la estrategia IT
Por otro lado, contratar una empresa de seguridad informática no debería considerarse una decisión independiente del resto de la infraestructura. La seguridad debe integrarse en la estrategia tecnológica de la empresa.
Así, un proveedor IT competente debería poder analizar aspectos como:
- Protección de endpoints.
- Firewall.
- Seguridad del correo electrónico.
- Control de accesos.
- Autenticación multifactor.
- Gestión de usuarios y permisos.
- Actualizaciones de seguridad.
- Copias de seguridad.
- Protección frente a ransomware.
- Monitorización.
- Seguridad de redes.
- Recuperación ante incidentes.
Además, es importante recordar que una copia de seguridad no equivale automáticamente a una estrategia de recuperación, sino que una empresa debería conocer qué datos tiene protegidos, dónde están almacenados, con qué frecuencia se realizan las copias y cuánto tiempo tardaría en recuperar sus sistemas.
La seguridad, por tanto, debe plantearse como un proceso continuo y no como la instalación puntual de un antivirus o un firewall.
5. Busca un proveedor capaz de integrar cloud, redes y sistemas
La infraestructura tecnológica de una empresa está cada vez más conectada, de forma que una organización puede utilizar simultáneamente ordenadores locales, servidores, Microsoft 365, Azure, aplicaciones SaaS, redes corporativas, dispositivos móviles y sistemas de backup.
Por este motivo, resulta interesante trabajar con una empresa de informática que tenga una visión transversal de toda la infraestructura.
Por ejemplo, Microsoft 365 y Azure permiten construir entornos cloud flexibles para diferentes necesidades empresariales, desde productividad y colaboración hasta infraestructura y aplicaciones.
El proveedor debe ser capaz de determinar qué debe permanecer en local, qué puede migrarse a la nube y cómo deben conectarse y protegerse todos estos elementos.
6. Valora la capacidad de consultoría
Un proveedor informático aporta mucho más valor cuando puede asesorar antes de que la empresa tome una decisión tecnológica.
Por ejemplo, antes de comprar nuevos servidores, migrar el correo, renovar equipos o implantar una solución cloud, es conveniente analizar las necesidades reales, el coste total de propiedad, la seguridad, la escalabilidad, la integración con sistemas existentes, la dependencia tecnológica, el mantenimiento futuro y las posibilidades de crecimiento.
La consultoría informática permite pasar de una visión basada en «comprar tecnología» a otra basada en resolver necesidades empresariales mediante tecnología. Este enfoque resulta especialmente importante cuando la inversión tecnológica es elevada o afecta a procesos críticos.
7. Comprueba si el proveedor puede crecer contigo
Por último, es importante tener en cuenta también que una empresa que hoy tiene 20 empleados puede tener 50 dentro de unos años, así como abrir una nueva sede, incorporar trabajadores en remoto, migrar sistemas a la nube o implantar nuevas aplicaciones.
Por eso, la pregunta no debería ser únicamente si el proveedor puede resolver las necesidades actuales, sino si podrá acompañar a la empresa durante los próximos años. El objetivo es evitar tener que cambiar de proveedor cada vez que la empresa evoluciona.
¿Cuánto cuesta contratar una empresa de informática?
A la pregunta cuánto cuesta contratar una empresa de informática, lo cierto es que no existe una tarifa universal para los servicios informáticos empresariales. El coste siempre va a depender de factores como:
- Número de usuarios.
- Número de dispositivos.
- Servidores existentes.
- Complejidad de la red.
- Número de sedes.
- Servicios cloud.
- Requisitos de seguridad.
- Horarios de soporte.
- Necesidades de asistencia presencial.
- Nivel de monitorización.
- Criticidad de los sistemas.
- Servicios incluidos en el contrato.
Por eso, comparar únicamente el precio mensual puede llevar a conclusiones equivocadas. Al contrario, una propuesta económica debe analizarse junto con su alcance, nivel de servicio, tiempos de respuesta, cobertura, seguridad y capacidad de prevención.
La pregunta correcta no es únicamente «¿cuánto cuesta?», sino: ¿Qué recibimos a cambio de esa inversión y qué riesgos estamos reduciendo?
Señales de alerta al elegir una empresa de informática
Por otro lado, además de saber qué buscar, también es importante detectar posibles señales de alarma. Desde Acción Informática, recomendamos desconfiar de una empresa de informática que:
- Solo habla de precio.
- No realiza un análisis inicial de la infraestructura.
- No define tiempos de respuesta.
- No explica cómo gestionan las copias de seguridad.
- No ofrece medidas de seguridad claras.
- No documenta la infraestructura.
- Depende exclusivamente de una persona.
- No puede explicar cómo escalan las incidencias.
- No proporciona información sobre su experiencia.
- Recomienda soluciones sin analizar previamente las necesidades.
Acción Informática: tecnología al servicio de tu empresa
En definitiva, elegir una empresa de informática es, en realidad, elegir un socio que tendrá un papel importante en la continuidad, seguridad y evolución tecnológica de la organización.
Por eso, recomendamos no basar la decisión exclusivamente en el precio. La experiencia, la capacidad técnica, el soporte, la prevención, la seguridad, la consultoría y la posibilidad de construir una relación a largo plazo son factores que pueden tener un impacto mucho mayor en el coste real de la tecnología.
En Acción Informática trabajamos para que la tecnología sea un apoyo para el negocio y no una fuente de problemas. Desde nuestra experiencia como especialistas informáticos, ayudamos a las empresas a diseñar, implantar, mantener y evolucionar sus infraestructuras IT.
Si estás buscando una empresa de informática para tu empresa, podemos analizar tu situación actual, detectar puntos de mejora y plantear una estrategia tecnológica adaptada a tus necesidades. ¡Contacta con nosotros!
Preguntas frecuentes
No necesariamente. Una empresa puede externalizar toda la gestión informática o únicamente determinadas áreas, como soporte, seguridad, cloud o administración de sistemas. También puede utilizar un proveedor externo como apoyo de su propio departamento IT.
Algunos indicadores son los problemas de rendimiento, incidencias frecuentes, falta de capacidad, equipos sin soporte o dificultades para incorporar nuevas tecnologías. Una auditoría informática puede ayudar a identificar qué elementos necesitan renovarse y cuáles todavía pueden mantenerse.
La empresa debe mantener el control sobre sus datos, cuentas, configuraciones y documentación. Antes de contratar, es recomendable conocer cómo se realizaría una eventual transición y qué información y credenciales se entregarían al nuevo proveedor.
Depende del tamaño, complejidad y necesidades de cada empresa. Además del mantenimiento habitual, es recomendable realizar revisiones periódicas para detectar problemas de capacidad, seguridad, equipos próximos al final de su vida útil y necesidades futuras.
Debe existir un procedimiento definido para priorizar la incidencia, coordinar su resolución, informar al cliente y recuperar el servicio. En sistemas críticos, disponer de procesos de recuperación previamente establecidos puede reducir considerablemente el impacto de una interrupción.
