Las nuevas tecnologías se han convertido en un gran aliado para cualquier empresa, y es que, en el mundo digital en el que vivimos, prescindir de ellas sería un grave error.

Llevamos bastante tiempo haciendo uso de ellas pero, con la llegada de la Covid-19, este uso se ha acentuado más todavía.

Debido a la nueva situación laboral forzada en la que nos hemos visto inmersos, ahora es más importante que nunca tenerlo todo planificado y controlado al máximo en lo que a proyectos se refiere.

Por eso, en el post de hoy venimos a explicarte todo acerca de Project Microsoft, otra de las herramientas indispensables hoy en día para tu negocio. 

Sigue leyendo y descubre qué es Project Microsoft y por qué deberías beneficiarte de esta herramienta de gestión de proyectos Microsoft. ¿Empezamos?

¿Qué es Project Microsoft?

Se trata de un software de gestión de proyectos usado por millones de colaboradores, administradores y jefes de proyectos.

Project Microsoft está diseñado para ayudar en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, seguimiento del progreso del proyecto, gestión de presupuestos y análisis de cargas de trabajo. 

La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft.

No obstante, su primera versión para Windows fue lanzada en 1990. Desde entonces ha ido perfeccionándose mediante actualizaciones con nuevas configuraciones que permiten adaptarse a distintos tipos de empresa independientemente de cual sea su sector o las actividades que realizan.

Lo que hace a esta herramienta tan efectiva es que permite una planificación exhaustiva haciendo posible atender todos los detalles al mismo tiempo, mejorando así la toma de decisiones.  

Características destacadas de Microsoft Project

Este software dispone de herramientas de gestión de proyectos Microsoft, y entre las características más destacadas se encuentran las siguientes:

–   Planificación del proyecto: el inicio del proyecto, la planificación y la ruta establecida de etapas claramente establecidas, es esencial para la gestión.

–   Plantillas personalizables integradas: este software integra plantillas que permiten focalizar la atención en los contenidos y no en los formatos.

–   Control de recursos y cálculo de costes: nos facilita el control de los recursos asignados a cada tarea y a cada persona.

–   Informes en tiempo real: permite compartir informes que incluyen la evolución del proyecto y la situación financiera, en formato texto y en gráficos.

–   Resumen de situación con escalas diversas de tiempo: aporta una visualización rápida de todas las actividades del proyecto.

Ventajas de Project Microsoft

Algunas de las principales ventajas de Project Microsoft son: 

–   Crear la ruta crítica de un proyecto, facilitando la nivelación de recursos y aportando gran visibilidad sobre las actividades de la cadena crítica.

–   Compartir entre proyectos la información relativa a los recursos.

–   Crear de manera sencilla presupuestos basados en la asignación de trabajo y recursos.

–   La colaboración entre los diferentes integrantes de un equipo se verá optimizada.

–   La repercusión de un cambio determinado se evalúa con antelación.

–   Posibilidad de detectar de forma rápida las vulnerabilidades de un diseño.

Es precisamente en la gestión del ciclo de vida del proyecto al completo donde se desmarca de otras herramientas de gestión de proyectos. Uno de los beneficios preferidos por los usuarios es la sencillez con que las plantillas permiten la re-implementación de los procesos más efectivos. Optimizando la eficacia de los nuevos y disminuyendo a su vez fallos. 

¿Para qué sirve Project Microsoft?

Son muchas las utilidades que hacen a Project Microsoft especialmente útil. Entre todas ellas destacan las siguientes:

–   Creación de proyectos de mejor calidad.

–   Administrar de forma eficiente los recursos de un proyecto.

–   Reducir los plazos de trabajo.

–   Organizar el trabajo de grandes equipos.

–   Mejorar la colaboración entre diferentes integrantes.

–   Planificar tareas a corto y largo plazo.

–   Detectar vulnerabilidades de un proyecto.

–   Facilita la atención a todos los detalles.

–   Mejora la toma de decisiones. 

¿Por qué usar Project Microsoft?

Project Microsoft es la herramienta más usada a nivel mundial para gestionar proyectos. Cuenta con más de 20 millones de usuarios en todo el mundo. ¿Los motivos? Aquí los tienes:

 –   Interfaz intuitiva y fácil de usar que permite a los nuevos usuarios avanzar rápido en su aplicación profesional.

 –   Integración total con distintos archivos y programas con el fin de recoger toda la información de los proyectos, centralizarla, procesarla y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos.

 –   Ahorro de tiempo gracias al hecho de tener planificados todos nuestros proyectos en un mismo lugar. Project Microsoft está diseñado para optimizar los proyectos, lo que nos ayudará a ser más productivos al optimizar a su vez nuestras tareas de gestión.

 –   Eliminación de la superposición de trabajo al etiquetar y especificar con precisión quiénes y qué hace cada miembro del equipo en cualquiera de los niveles de acción.

 –   Gestión visual de los proyectos. Project Microsoft cuenta con potentes herramientas que nos ayudarán a tomar decisiones acertadas de manera rápida. Permitiéndonos desempeñar nuestras tareas con mayor sencillez y rapidez.

¿Cómo aprovechar al máximo Project de Microsoft ?

Desde Acción Informática, partners de Microsoft, tenemos claro que con el fin de poder sacar el máximo partido a Project Microsoft es importante tener presentes las siguientes recomendaciones:

 –   Reducir el número de tareas a gestionar simultáneamente en la herramienta. Además, de manera complementaria, se pueden asociar los distintos grupos de tareas a pequeños proyectos dentro del principal.

 –   Evitar un desglose de tareas demasiado exhaustivo.

 –   Extremar las precauciones a la hora de definir las relaciones.

 –   Compartir la información del archivo de Project de Microsoft.

 –   Sacar partido de Project Web Access gracias al cual podremos ver y actualizar los datos contenidos en Project Microsoft desde internet.

 Microsoft Project es una de las herramientas de gestión de proyectos Microsoft más útiles para todos los profesionales, áreas de negocio y sectores.

Permite controlar la gestión de proyectos y mantenerlos todos unidos, interoperados y controlados. 

Si quieres saber más sobre Microsoft y sus múltiples servicios, no dudes en visitar nuestro post sobre Microsoft 365 para empresas, donde podrás informarte sobre todo lo que esta otra herramienta de trabajo puede ofrecerte a ti y tu negocio. 

Además, no dudes en contactar con nosotros ante cualquier duda o problema. ¡Estaremos encantados de poder ayudarte!