¿Te gustaría poder ejecutar con un solo clic tareas repetitivas, simplificando todos tus procesos de negocio? Si es así, sigue leyendo porque hoy en Acción Informática, profesionales informáticos, venimos a hablarte de la herramienta que te lo permitirá: Microsoft Power Automate.

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate es un servicio online que permite la automatización de procesos y tareas de una forma sencilla a través de flujos de trabajo, utilizando una interfaz simple e intuitiva. Una de las grandes ventajas de la herramienta es el poder crear un flujo de trabajo totalmente funcional sin necesidad de desarrollar código, o con un código mínimo.

Power Automate es capaz de conectar dos o más aplicaciones y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios. Y es que otra de sus grandes ventajas es la integración total con cualquiera de los servicios de Microsoft, así como con servicios de terceros.

Anteriormente conocida como Microsoft Flow, la herramienta ha sido renombrada con el fin de darle cabida en Power Platform. Microsoft Power Automate permite integrar y sincronizar todo tu análisis de datos con flujos de trabajo automatizados y aplicaciones, aumentando tu productividad y eficiencia empresarial.

Principales características y funcionalidades

Gracias a Microsoft Power Automate, simplificarás aquellas tareas repetitivas y procesos sin papeles, lo que te permitirá centrar tu atención en lo más necesario. Entre las principales funcionalidades de la herramienta se encuentran:

  • Aumentar tu productividad gracias a los flujos de trabajo. Crear flujos de trabajo que ahorran tiempo tanto en tareas individuales como sistemas de gran escala con una integración perfecta mediante cientos de conectores predefinidos.
  • Automatizar de forma rápida y segura. Habilita a todos los usuarios para crear flujos de trabajo seguros con una experiencia guiada, sin programación o casi sin ella, para automatizar tareas cotidianas.
  • Poner en funcionamiento los flujos de trabajo inteligentes. Automatiza tareas manuales que consumen mucho tiempo con capacidades integradas de IA dejando más tiempo para centrarte en oportunidades estratégicas y de gran valor.
  • Flujos de aprobación: en los que permite realizar el envío a una o varias personas que deben aprobar un documento o proceso y pueden hacerlo desde su propia bandeja de entrada.

Flujos de trabajo automatizados, ¿cómo se crean?

Antes de aprender a crear flujos de trabajo, lo primero que tienes que tener muy claro son dos conceptos: el desencadenador y las acciones. El desencadenador es el evento que da inicio al flujo de trabajo, y las acciones son lo que ocurre cuando un desencadenador es invocado.

A la hora de crear un flujo de trabajo, Microsoft Power Automate te ofrece cientos de plantillas predefinidas que te permitirá tener en pocos minutos un flujo de trabajo totalmente funcional y conectado a los orígenes de datos que hayas elegido. Pero, además de esta opción, existe también la posibilidad de crear tus propios flujos de trabajo desde cero.

Basados en el desencadenante que lo inicia, se pueden crear 4 tipos de flujos:

  1. Automatizado: en este caso solo tendrás que elegir el evento que desencadenará de manera automática el flujo de trabajo.
  2. Instantáneo: este tipo de flujo de trabajo se utiliza para ejecutar tareas repetitivas. El desencadenante, en este caso, es manual. A través de un botón podrás iniciarlo, ejecutando dichas tareas repetitivas de manera rápida y sencilla.
  3. Programado: permite crear flujos de trabajo que se ejecutan en una fecha en concreto, después de un tiempo prefijado o repetidos en el tiempo.
  4. De proceso empresarial: este tipo de flujo de trabajo permite crear flujos de trabajo más complejos basados en reglas de negocio y procesos definidos por la organización para guiar a los usuarios a lo largo de su trabajo a través de un indicador visual, informándoles en todo momento en qué etapa se encuentran y los respectivos pasos a seguir.

Automatización de procesos gracias a los flujos de trabajo

Microsoft Power Automate es una herramienta que te permite, con una interfaz simple e intuitiva, simplificar y ahorrar tiempo en tareas diarias o en complejos procesos empresariales que normalmente realizarías de manera manual. Se trata de una herramienta perfecta para incrementar tu productividad fácilmente ya que no es necesario tener conocimientos técnicos.

¿Quieres saber más sobre los muchos servicios de Microsoft? No dudes en visitar nuestro post sobre Microsoft 365 para empresas o sobre Microsoft Project 2019 e infórmate de todo lo que estas otras herramientas de trabajo pueden ofrecerte a ti y tu negocio.

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